Jaarlijks worden vele medewerkers van het Rijk uitgezonden naar het buitenland. Hierbij zijn complexe vergoedingsregelingen van toepassing m.b.t. huisvesting, vervoer en scholing voor de medewerker en directe familie. Jstack heeft hiervoor een SaaS-oplossing ontwikkeld.

Het bestaande systeem waarmee de vergoedingen worden berekend kon nieuwe regelgevingen niet verwerken en was op een aantal vlakken verouderd. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) zocht middels een Europese aanbesteding een partner voor de ontwikkeling van een nieuwe applicatie voor deze complexe en omvangrijke case. Deze opdracht werd aan jstack gegund. Binnen tijd en budget is een innovatieve SaaS-oplossing opgeleverd welke inmiddels in gebruik is genomen door het Ministerie.

De ontwikkelde SaaS-oplossing is omgedoopt tot VDBS: het Vergoeding en Declaratie Buitenland Systeem. De applicatie kan geautomatiseerd vergoedingen berekenen, gebaseerd op de persoonlijke situatie van de medewerker (eventuele partner en/of kinderen) en de bijbehorende wet- en regelgeving. Eén van de krachten van het VDBS is het direct kunnen herberekenen van vergoedingen met eventuele terugwerkende kracht (tot 10 jaar!) als de situatie van een medewerker tijdens uitzending verandert. In de applicatie hebben we diverse koppelingen ontwikkeld met o.a. Raet, betalingssoftware en data visualisatie tools.

Het hart van de VDBS applicatie is een innovatieve rekenmodule die snel complexe berekeningen op grote schaal kan uitvoeren. Dit is nodig om het grote aantal complexe formules te combineren met wet- en regelgeving. In het VDBS kunnen tevens eenvoudig toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving worden toegevoegd. Dit maakt de oplossing robuust voor de toekomst.

De samenwerking tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en jstack is dé succesfactor geweest om dit complexe project binnen tijd en budget op te leveren. Het projectteam van BuZa bestond uit eindgebruikers, informatieanalisten, een producteigenaar en projectleider. Dit hebben wij aangevuld met frontend developers, backend developers, een proxy eigenaar, business analisten en een projectmanager. Deze combinatie van specialisten vormde een betrokken en enthousiast multidisciplinair team. Daarbij hebben we het Ministerie kennis laten maken met de SCRUM-methodiek wat heeft geleid tot een intensieve samenwerking waarbij ruimte was voor nieuwe inzichten en ideeën.

Eén van de eisen van het VDBS is dat de complexiteit van de vergoedingen en de berekeningen eenvoudig en intuïtief te beheren is. Om dit te realiseren hebben we samen de volledige UI ontwikkeld in samenwerking met de eindgebruikers.

Eindgebruikers kunnen nu eenvoudig:

• Dossiers van medewerkers muteren en accorderen.
• Specifieke uitzonderingen toevoegen.
• Declaraties invoeren.
• Handmatig wet- en regelgeving wijzigen/toevoegen in de berekeningen.
• Maandelijkse wijzigingen doorvoeren (o.a. koopkrachtcorrecties).
• Snel rapporteren en data exporteren.